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多措并举!上海交大教务处在线服务为师生保驾

作者: 汪新 发布时间: 2020年03月21日 12:37:29

为了响应疫情防控期间学校“停课不停教、不停学”的部署,在学校党委的有力领导下,教务处运行办和注册与学务中心作为教务处面向本科师生的基层服务窗口,快速反应,积极应对,主动担当,迅速拿出疫情防控期间的在线教学整体工作方案,并充分做好培训演练,对学生推出“停课不停服、不停办”在线业务服务,把微笑服务做成见字如面,把精细管理做成一键审批,把教务处窗口做成温暖人心的港口。 

在线课表,师生为本
针对学校本次在线教学不同授课类型,及众多专业、不同年级的学生受众,教务处运行办密切联系各院系,一个月来日以继夜、加班加点,完成课程数据收集、汇总、统计,特别是考虑到在线合班授课的需求,同时为尽可能避免学生和授课教师的课表冲突,重组了200余个教学班的行课安排,完成了课表的调整,并充分考虑师生的时差影响。
2月24日-28日,学校实施了预演试讲,对于反映出来的各类教学运行问题,运行办如“救火队”一般快速响应,对于不熟悉zoom或对板书、网络有需求的老师,教务处第一时间为200余个教学班约100余位授课教师安排在学校的智慧教室进行课程直播,并由教育技术中心和学生志愿者提供一对一现场技术支持服务,从而形成了最终的在线课表。

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“虽然时间紧、任务重、过程艰苦卓绝,但我们还是克服苦难在最短时间内发布了迄今最为复杂的全校课表,让师生满意是我们最大的追求”,运行办老师说到。

在线“客服”,待你如亲
为配合线上教学整体安排,教务处协同网络信息中心积极转变师生服务模式,将线下工作尽一切课程调整到线上。
首先,为了不影响线下课程安排,短时间内搭建线上课表查询平台kbcx.sjtu.edu.cn,实现线上课表和将来恢复线下教学后的课表无缝对接,并且在线课表匹配了所有课程ZOOM信息,方便师生一站式查询,让授课老师能全身心投入在线教学准备。
其次,梳理流程,搭建了学生第三轮选课在线咨询平台xkzx.sjtu.edu.cn。平台开放不到一天,教务处十多位“客服代表”就已完成1300多人次的咨询量,这和以往第三轮选课的线下咨询相比属于天文数字。此外,教务处公共邮箱每天也处理几十封学生邮件咨询,客服老师们满负荷工作,并在晚上、周末不停歇服务,努力为同学们解答在线教学的各种疑问。

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在线“传书”,想你所想
2019届毕业生章同学正在申请赴英国深造,对方学校要求其在3月1日前提供官方成绩单。正处疫情身在外地,百般无奈的章同学尝试向教务处发出了一封求助邮件。令她惊喜的是该需求立即得到了教务处的回应,从她发出申请邮件到她收到电子成绩单,仅仅隔了三个小时。
 疫情期间,教务处注册与学务中心频繁收到与章同学一样迫切的求助。作为办公室常规业务,中心每年办理出国成绩单、在读证明等文件超过8000余人次,将近在校本科生规模的一半。这些材料多被学生用于求职、申请出国和实习项目,关系学生的梦想和前途。为了减少人员流动、避免扎堆聚集、解除学生之忧,注册与学务中心决定在以往提供纸质证明文件的基础上制作电子版。学生只需通过邮件说明所需证明文件的类型、份数等要求,即可申请办理电子版证明文件。

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“即使在未开学前,学生有紧急的需求,我们也是经过重重测温、登记手续,到达学校办公室为同学开具证明文件的扫描件。每一个小小的问题后面都可能有一份焦急的心情在等待。”注册与学务中心的值班老师言简意真。
除了开具出国成绩单等证明文件,在读本科生关心的成绩查询等申请也均可通过在线方式进行。

 在线“报到”,助力开学
受疫情影响,同学们无法按期返校报到注册,“身不能至,心向往之”,教务处深切体会到学生们对开学的期盼,设计了特殊时期的新学期打开方式,让散落在世界各地的sjtuer们一键在线报到。 “春季学期预计将有一万七千多名本科生报到注册,同学们身在全国各地,为了配合在线教学,我们联同网络信息中心反复调试数据、紧急开发完成在线报到注册系统,同学们通过手机或电脑登录‘我的数字交大网站()’或‘交我办APP’就可以方便快捷地完成报到注册手续。”注册与学务中心相关负责老师介绍说。
四海八方的同学们如约在云端相聚,完成新学期的在线注册报到。截至3月3日,本科生整体报到率达到99.36%,其中大陆学生的报到率更高达99.55%。
2020年春季学期在线教学已经启程,注册与学务中心面向本科生的学籍学业管理工作正在有序展开。在学生返校前,注册与学务中心负责的大部分业务,学生都可以通过在线方式申请、办理。
疫情阻隔心致远,网络相连常思源。疫情防控期间的在线教学,是检验学校应急情况下开展教学工作的挑战,教务处在特殊时期勇担使命,积极拥抱变化;躬身入局,借此拓展创新服务。有问必答,有难必应,切实做到以师生为中心,不断提升服务效率和质量,在保证教学的基础上建设一批高质量在线课程,开创“学在交大”新模式。
 
供稿单位:教务处